Na porade sa objaví nový projekt a niekto povie: „Rozdeľme si úlohy podľa toho, v čom je každý dobrý.“ Znie to rozumne, kým sa neukáže, že dvaja chcú vymýšľať riešenia, nikto sa nehlási ku kontrole detailov a najskúsenejší kolega má opäť všetko koordinovať. Ak si máte vybrať vlastnú rolu, nestačí vedieť, ktorá práca vás baví. Potrebujete zistiť, kde dokážete priniesť konkrétny výsledok a čo si projekt práve vyžaduje.
Začnite potrebami projektu, nie nálepkou o sebe
Ak hneď začnete vetou „Som kreatívny typ“, môžete prehliadnuť, že projekt práve potrebuje niekoho, kto roztriedi nejasné požiadavky. Užitočnejšie je najprv pomenovať konkrétne činnosti a ich očakávané výstupy. Až potom hľadať, komu sa hodia.
Pri novej iniciatíve si spoločne odpovedzte na tri otázky: Čo musí byť hotové ako prvé? Ktoré rozhodnutia sú zatiaľ neisté? Kde by chyba alebo meškanie spôsobilo najväčší problém? Takto sa ukáže aj práca, ktorú pri nadšení zo začiatku ľahko prehliadnete.
Oddeľte tri veci, ktoré sa pri silných stránkach miešajú
Pre lepší výber rozlišujte tri roviny:
- Schopnosť: čo viete urobiť a aký výsledok ste už dokázali dosiahnuť. Napríklad pripraviť prehľadné porovnanie troch dodávateľov.
- Preferencia: aký spôsob práce vám vyhovuje. Môžete mať radi pokoj na analýzu, hoci dokážete aj viesť poradu.
- Kapacita: koľko času, pozornosti a podpory máte práve teraz. Výborný organizátor nemusí byť vhodný koordinátor, ak už riadi ďalšie dva projekty.
Tieto roviny sa niekedy zhodujú, inokedy nie. Môžete byť výborní v presnom kontrolovaní údajov, no po niekoľkých hodinách vás táto činnosť veľmi unaví. Alebo vás láka tvorivá práca, v ktorej zatiaľ potrebujete vedenie. Ani jedno nie je dôvod, aby ste sa danej úlohe navždy vyhli. Dôležité je rozlišovať dnešnú pripravenosť od záujmu ďalej sa učiť.
Priraďte svoje schopnosti ku konkrétnej časti práce
Pri rozdeľovaní úloh sa môže hodiť jednoduchá mapa pracovných príspevkov. Neslúži na delenie ľudí do pevných typov. Jeden človek môže v rôznych projektoch zastávať rôzne roly a každý riadok zahŕňa viac než jednu zručnosť.
| Čo projekt potrebuje | Kedy sa táto rola hodí | Čím si overiť pripravenosť |
|---|---|---|
| Nápady a možnosti | Keď ešte nie je jasné, aké riešenie zvoliť | Viete navrhnúť viac možností aj ich obmedzenia? |
| Analýzu a kontrolu | Keď záleží na údajoch, detailoch a rizikách | Viete vysvetliť, podľa čoho ste záver overili? |
| Plánovanie a koordináciu | Keď na seba nadväzuje veľa ľudí a termínov | Viete určiť závislosti a pomenovať otvorené rozhodnutia? |
| Komunikáciu a prepájanie | Keď treba zosúladiť rôzne požiadavky | Dokážete z rozhovoru získať zrozumiteľnú dohodu? |
| Realizáciu a dokončovanie | Keď sa plán musí zmeniť na použiteľný výstup | Viete samostatne dokončiť konkrétny krok a odovzdať ho? |
Ak sa v tabuľke nájdete vo viacerých riadkoch, nie je to problém. V praxi sa často oplatí zvoliť jednu hlavnú zodpovednosť a jednu doplnkovú. Napríklad pripravovať návrhy riešenia a zároveň pomáhať pri ich testovaní. Menej vhodné je prisľúbiť celý proces iba preto, že sa vám všetky jeho časti zdajú zaujímavé.
Vyberte si rolu pomocou štyroch krokov
Nasledujúci postup môžete použiť pri tímovej porade aj pri samostatnej príprave na rozhovor s vedúcim. Nepotrebuje žiadny osobnostný výsledok ani zložité hodnotenie.
- Pomenujte výsledok. Namiesto „budem pomáhať s komunikáciou“ si zapíšte „do piatka zozbieram požiadavky od troch zainteresovaných ľudí a pripravím ich spoločné zhrnutie“. Výsledok musí byť zrozumiteľný aj ostatným.
- Nájdite vlastný dôkaz. Spomeňte si na podobnú činnosť, ktorú ste už dokončili. Nemusí ísť o rovnaký projekt. Ak ste organizovali zmeny v menšom tíme, máte skúsenosť využiteľnú aj pri plánovaní novej úlohy.
- Pomenujte neznáme a hranice. Povedzte, čo neviete, koľko času potrebujete a kde oceníte konzultáciu. Ak chýbajú podklady alebo rozhodovacie právomoci, samotná snaha ich nenahradí.
- Dohodnite kontrolný bod. Určte chvíľu, keď si poviete, či rozdelenie funguje. Pri neznámom projekte môže byť rozumnejšie najprv si rozdeliť úlohy na krátku etapu než na celé mesiace.
Pri rozhovore môžete povedať: „Najviac viem pomôcť s rozpracovaním možností. Už som pripravil podobné porovnania, ale pri technickej realizácii potrebujem partnera. Navrhujem, aby som do štvrtka dodal návrh a potom si overíme ďalší postup.“ Takéto vyjadrenie je užitočnejšie než samotné „som kreatívny“.
Keď sa o atraktívnu úlohu hlási viac ľudí
Napríklad dvaja kolegovia chcú viesť úvodnú prezentáciu projektu. Jeden pozná obsah, druhý vie dobre viesť diskusiu. Rozhodnutie nemusí byť súťažou o to, kto je „lepší líder“. Dá sa rozlíšiť príprava odborného obsahu, moderovanie stretnutia a následné spracovanie rozhodnutí.
Rozdelenie má zmysel, iba ak nevytvára ďalší chaos. Pri každej časti musí byť jasné, kto má posledné slovo a ako sa informácie odovzdajú. Spoločná práca neznamená neobmedzene spoločnú zodpovednosť, pri ktorej na konci nikto nevie, kto mal úlohu dokončiť.
Nevyhnutná úloha nemusí nikoho baviť
Pri novom projekte zostávajú bokom najmä menej viditeľné činnosti: kontrola verzií, zápisy rozhodnutí, sledovanie chýb či pravidelné informovanie ostatných. Ak ich nikto neprevezme, projekt môže mať veľa nápadov, no málo výsledkov.
Riešením nie je automaticky prideliť nepríjemnú prácu najsvedomitejšiemu členovi tímu. To by spoľahlivosť menilo na dôvod ďalšieho zaťažovania. Lepšie je otvorene určiť rozsah, časovú náročnosť a spôsob rozdelenia.
Možnosti sú rôzne: zjednodušiť postup, rozdeliť rutinnú časť medzi viacerých, striedať službu alebo vyčleniť na ňu primeraný čas. Ak ide o odbornú kontrolu s vysokým rizikom chyby, samotné striedanie nestačí; potrebná je aj kompetencia a jasný spôsob schvaľovania.
Pre človeka, ktorého silnou stránkou je dôslednosť, môže byť užitočné povedať: „Kontrolu rád prevezmem, ak sa dohodneme, že bude zaberať približne dve hodiny týždenne. Nemôžem ju však robiť popri plnom rozsahu ostatných úloh.“ Takto sa prednosť nestane neviditeľnou povinnosťou.
Modelový príklad pri spustení internej služby
Predstavme si štvorčlenný tím, ktorý má zaviesť jednoduchý interný systém na prijímanie požiadaviek. Ide o modelovú situáciu, nie o opis konkrétnej firmy.
Anna rada skúma možnosti a vie premeniť rozhovor s používateľom na návrh. Boris sa vyzná v údajoch a upozorňuje na nejasné predpoklady. Cíti však neistotu pri moderovaní stretnutí. Cyril spoľahlivo dokončuje praktické úlohy, no nechce koordinovať ostatných. Dana má skúsenosti s organizáciou práce a dohodami medzi oddeleniami.
Na začiatku sa rozhodnú takto: Anna zozbiera potreby používateľov a pripraví dve možné riešenia; Boris overí kritériá a riziká; Cyril pripraví malý funkčný návrh; Dana zosúladí termíny a zodpovednosti. Dohodnú si termín spoločnej kontroly.
Po prvej etape sa ukáže, že časť požiadaviek je technicky náročnejšia. Cyril potrebuje Borisovu pomoc pri overovaní údajov a Anna už nemá ďalšie rozhovory, ktoré by mala viesť. Tím upraví rozdelenie: Anna pripraví návod pre používateľov, Boris pomôže s kontrolou riešenia. Zmena roly tu nie je zlyhaním pôvodnej dohody. Je reakciou na lepšie poznanie úlohy.
Využite projekt aj na učenie, ale nepreháňajte riziko
Nie každá úloha musí vychádzať z toho, čo už zvládate najlepšie. Nový projekt môže byť príležitosťou skúsiť inú činnosť, napríklad viesť krátku poradu alebo pripraviť prvé rozpočtové porovnanie. Rozumný rozvoj však potrebuje vhodné podmienky.
Pomôže rozlíšiť prácu, ktorú zvládnete samostatne, od práce, ktorú dokážete vykonať s podporou. Úlohy s veľkými finančnými, bezpečnostnými alebo prevádzkovými následkami neodovzdávajte bez skúseného dohľadu len preto, aby si niekto vyskúšal niečo nové.
Ak chcete dostať priestor na učenie, formulujte žiadosť presne: „Chcel by som tentoraz pripraviť prvý návrh harmonogramu. Prosím o kontrolu predtým, než ho pošleme ostatným.“ Získate konkrétnu skúsenosť bez predstierania, že už ovládate celý proces.
Signály, že vám rola nesedí alebo nie je dobre nastavená
Neuspokojivý priebeh úlohy nemusí znamenať, že na ňu nemáte talent. Problémom môže byť nejasné zadanie, nedostupný kolega, nereálny termín alebo priveľa paralelnej práce. Skôr než sa označíte za neschopných, overte, čo sa dá zmeniť.
Všímajte si najmä tieto situácie:
- Opakovane čakáte na rozhodnutia. Možno vám chýbajú právomoci alebo vstupné údaje, nie schopnosť pracovať.
- Všetci sa obracajú iba na vás. Rola koordinátora sa mohla nepozorovane rozšíriť na riešenie všetkých problémov.
- Činnosť zvládate, ale vyčerpáva vás. Overte rozsah a frekvenciu úlohy; nemusíte sa jej hneď vzdať.
- Chyby vznikajú na miestach odovzdania. Pravdepodobne treba upraviť spoluprácu medzi rolami, nielen výkon jednotlivca.
Ak sa problém opakuje, vráťte sa k pôvodne dohodnutému výstupu. Čo presne sa zmenilo? Dá sa úloha zúžiť, rozdeliť alebo doplniť o podporu? Až potom rozhodujte, či rolu odovzdáte niekomu inému. V prostredí, kde chýbajú ľudia alebo sa požiadavky neustále menia bez dohody, nemusí lepšie rozdelenie silných stránok samo osebe stačiť.
Na ďalšej porade si dohodnite jeden konkrétny príspevok
Pred najbližším rozdelením práce si na papier napíšte tri krátke vety: „Viem prispieť tým, že...“, „Potrebujem na to...“ a „Hotové to bude, keď...“. Pri prvej doplňte skúsenosť alebo konkrétny dôkaz, pri druhej čas či podporu a pri tretej overiteľný výsledok.
Potom sa opýtajte, či je takáto rola pre projekt naozaj potrebná. Ak áno, dohodnite prvý výstup a kontrolný bod. Ak nie, hľadajte príbuznú úlohu alebo priestor na učenie. Vaša silná stránka má najväčší praktický význam vtedy, keď sa stretne so skutočnou potrebou a nemusíte ju dokazovať tým, že zvládnete všetko.
