Po zmene pracovného postupu sa vám nedarí dokončiť úlohu. Kolega ponúkne, že sa na ňu pozrie. Jeho skúsenosť by sa vám zišla, zároveň však chcete rozumieť ďalšiemu postupu a zostať zapojení do rozhodovania. Ako si dohodnúť pomoc, aby bolo jasné, čo prevezme on a čo zostáva na vás?
Pri neúspechu alebo nečakanej zmene môžete začať dohodou o konkrétnej podobe podpory. Ujasníte si, čo potrebujete, aký zásah je užitočný a kedy si spolu overíte výsledok. Takáto dohoda vám môže pomôcť pokračovať v práci a zároveň si zachovať autonómiu, teda priestor na vlastné rozhodovanie v rámci vašich pracovných kompetencií.
Pomenujte prekážku skôr, než prijmete riešenie
Skúste opísať, pri čom ste sa zastavili. Veta „Toto vôbec nezvládam“ môže znamenať, že nerozumiete novému pravidlu, chýba vám údaj, neviete posúdiť dve možnosti alebo máte viac práce, než sa dá dokončiť v dohodnutom čase. Každá z týchto situácií si pýta inú reakciu.
Pred rozhovorom si preto pripravte krátky opis: „Prvú časť mám hotovú. Pri týchto dvoch položkách neviem, ktoré pravidlo použiť.“ Ak je prekážkou kapacita, povedzte to priamo: „Postup poznám, ale do piatka dokážem dokončiť iba jednu z týchto dvoch úloh.“ Vtedy potrebujete hovoriť aj o prioritách, rozsahu alebo termíne.
Pracovný problém môžete pomenovať aj vtedy, keď vás neúspech mrzí. Nemusíte najprv vyriešiť všetky svoje pochybnosti o vlastných schopnostiach. Na začiatok rozhovoru stačí konkrétne miesto, kde potrebujete podporu.
Vyberte si, akú pomoc teraz potrebujete
Pod slovami „pomôž mi s tým“ si dvaja ľudia môžu predstaviť rozdielnu činnosť. Vy chcete prejsť možnosti, kolega už otvára súbor a prerába výsledok. Skúste preto povedať, akú formu pomoci by ste v tejto chvíli využili.
| Forma pomoci | Konkrétna prosba | Vaša úloha |
|---|---|---|
| Vypočutie a ujasnenie situácie. | „Potrebujem si nahlas prejsť, kde sa plán zastavil. Najprv ma, prosím, vypočuj.“ | Pomenujete problém a potom sa dohodnete, či potrebujete aj radu. |
| Vysvetlenie postupu. | „Ukážeš mi, podľa čoho mám zaradiť tento prípad?“ | Vysvetlenie použijete pri ďalšom podobnom prípade. |
| Spoločná práca. | „Prejdime prvú časť spolu a pri druhej skúsim navrhnúť postup ja.“ | Priebežne skúšate jednotlivé kroky a pýtate sa na nejasnosti. |
| Prevzatie konkrétnej časti. | „Vieš dnes skontrolovať podklady? Prehľad z nich dokončím ja.“ | Dokončíte dohodnutú časť a nadviažete na výsledok kolegovej práce. |
Formy pomoci môžete kombinovať. Najprv si potrebujete usporiadať myšlienky a potom požiadať o kontrolu návrhu. Stačí povedať, čo má prísť ako prvé: „Najprv ti vysvetlím, čo som skúsil. Potom by som chcel počuť, kde vidíš chybu.“
Overte si aj možnosti druhého človeka: „Máš dnes priestor prejsť so mnou tieto dva prípady?“ Ponuka pomoci ešte neurčuje jej rozsah ani dostupnosť. Ak kolega nemá čas, môžete sa dohodnúť na inom termíne, menšej časti alebo hľadať podporu u niekoho ďalšieho.
Dohodnite rozsah pomoci aj rozhodovanie
Pri krátkom vysvetlení netreba vytvárať zložitý plán. Keď však pomoc zasahuje do väčšej úlohy alebo má trvať niekoľko dní, ujasnite si štyri veci:
- Čo presne druhý človek urobí. Napríklad skontroluje správnosť údajov, ukáže postup alebo pripraví jednu časť výstupu.
- O čom rozhoduje každý z vás. Kto vyberá riešenie, kto navrhuje úpravy a kto schvaľuje konečný výsledok?
- Kedy si poviete o zmene rozsahu. Ak kolega objaví ďalší problém, najprv vám ho ukáže a dohodnete sa, čo s ním.
- Kedy sa k práci spolu vrátite. Určite konkrétny okamih, keď prejdete výsledok a ďalší postup.
Vychádzajte zo skutočného rozdelenia zodpovednosti. Ak termín alebo odovzdanie schvaľuje nadriadený, zohľadnite to aj v dohode s kolegom. Ak spolupracujete s človekom, ktorý má povinnosť vykonať kontrolu, ujasnite si, čo musí preveriť a ktoré voľby môžete urobiť samostatne.
Aj po dohode počítajte s vecnými pripomienkami. Keď vám niekto ukáže chybu, môžete si vyžiadať vysvetlenie, preveriť ho a upraviť svoj postup. Vlastné rozhodovanie zahŕňa aj prácu s informáciami od druhých.
Ako môže vyzerať pomoc po nepodarenom pokuse
Modelová situácia: V evidencii zákaziek sa zmenili pravidlá označovania ich stavu. Dve položky ste zaradili nesprávne a týždenný prehľad sa vám vrátil na opravu. Skúsenejší kolega ponúkne: „Pošli mi to, spravím to za teba.“
Potrebujete dokončiť prehľad aj porozumieť novému pravidlu. Môžete preto odpovedať: „Pomohlo by mi, keby sme si prešli tieto dva prípady. Potom opravím ostatné a poprosím ťa o kontrolu tých, pri ktorých si nebudem istý. Máš na to teraz čas?“ Kolega dostane konkrétnu prosbu a môže povedať, či ju vie splniť.
Pri prvom prípade vysvetlí, podľa ktorého údaja sa rozhoduje. Pri druhom navrhnete zaradenie vy a poviete dôvod. Ak pravidlo stále nie je jasné, vrátite sa k nejasnému kroku. V poznámke si môžete ponechať vlastnými slovami vysvetlenie aj príklad, aby ste sa k nim pri ďalšom prehľade vedeli vrátiť.
Ak termín neumožňuje spoločné prechádzanie úloh, môžete sa dohodnúť aj na dočasnom prevzatí opravy. Ujasnite si, kto výsledok odovzdá, a vyberte čas, keď si prejdete zmenené položky. Rozsah pomoci sa tak prispôsobí situácii a máte dohodnuté, ako budete pri ďalšej úlohe pokračovať.
Keď pomoc začne presahovať dohodu
Ak kolega začne prerábať aj časti, ktoré ste chceli dokončiť sami, najprv si overte dôvod. Môžete povedať: „Vidím, že upravuješ celý prehľad. Objavil sa ďalší problém?“ Možno našiel chybu, o ktorej neviete, alebo ste si rozsah pomoci vysvetlili rozdielne.
Potom sa vráťte ku konkrétnej dohode: „Potrebujem rozumieť týmto úpravám. Môžeme ich najprv prejsť a ďalšiu časť necháš na mňa?“ Ak nový problém naozaj vyžaduje väčší zásah, dohodu upravte. Pri tejto zmene si opäť povedzte, čo preberá kolega a čo bude nasledovať.
Keď s odporúčaním nesúhlasíte, pomenujte pracovný dôvod. Napríklad že návrh nespĺňa požiadavku zo zadania alebo vychádza z údaja, ktorý sa medzičasom zmenil. Ak rozhodnutie patrí niekomu inému, predložte mu možnosti a požiadajte o jasné stanovisko.
Dôstojnosť sa týka aj spôsobu, akým spolu hovoríte. Pri znevažujúcich poznámkach môžete rozhovor vrátiť k práci: „Potrebujem vedieť, čo je v tomto kroku nesprávne a ako to opraviť.“ Ak sa osobné poznámky alebo zásahy mimo dohody opakujú, môžete požiadať nadriadeného o vyjasnenie spolupráce. Pomôžu konkrétne situácie a pôvodne dohodnutý rozsah podpory.
Po pomoci si ujasnite, čo má nasledovať
Po dokončení úlohy sa pozrite aj na to, s čím vstupujete do ďalšieho pokusu. Máte vysvetlenie pravidla, pripravené podklady alebo človeka, s ktorým si môžete overiť nejasnosť? Ak ste dostali iba hotový výsledok a postup zostal nejasný, môžete si ešte vypýtať vysvetlenie konkrétnej úpravy.
Na krátke zhodnotenie vám môžu poslúžiť tieto otázky:
- Čo teraz viem urobiť samostatne? Pomenujte konkrétny krok, ktorý si pri ďalšej úlohe vyskúšate.
- Kde ešte potrebujem podporu? Rozlíšte chýbajúce vysvetlenie, kontrolu výsledku a nedostatok času či podkladov.
- Je rozdelenie práce stále vhodné? Overte, či dohodnutá pomoc zodpovedá aktuálnej náročnosti úlohy a možnostiam oboch ľudí.
Podpora môže zostať potrebná aj dlhšie, napríklad pri zložitej úlohe alebo pokračujúcich zmenách. Vtedy si dohodnite priebežné konzultácie a jasné rozdelenie práce. Dôležité je, aby ste vedeli, čo môžete rozhodnúť sami, pri čom sa poradiť a kto má posledné slovo.
