Máte porovnaných niekoľko možností, no pred rozhodnutím otvoríte ešte jeden článok, vypýtate si ďalší názor alebo doplníte tabuľku. Poznámky pribúdajú, termín sa blíži a vy stále neviete, či už máte dosť podkladov. V takej chvíli môže pomôcť otázka: ktorý konkrétny údaj mi ešte chýba a ako by zmenil moju voľbu?
Dôkladnosť môžete využiť aj na to, aby ste si určili, čo treba overiť a kedy je príprava hotová. Tento postup sa hodí najmä pri bežných pracovných a osobných rozhodnutiach, ktoré máte možnosť neskôr upraviť. Rozsah overovania vždy prispôsobte následkom rozhodnutia; pri závažných alebo ťažko vratných voľbách môže byť potrebná odborná konzultácia či ďalšie podklady.
Pomenujte rozhodnutie jednou konkrétnou vetou
Začnite tým, čo potrebujete rozhodnúť teraz. Všeobecný cieľ „chcem zlepšiť fungovanie tímu“ vám ponecháva veľa otvorených otázok. Konkrétnejšie zadanie môže znieť: „Vyberieme podobu zápisu z porady, ktorú vyskúšame na dvoch najbližších stretnutiach.“ Pri takomto zadaní viete pomenovať výsledok aj rozsah najbližšej voľby.
Potom si napíšte, čo má riešenie umožniť. Pri zápise z porady to môže byť jednoduchá požiadavka: každý má vedieť, akú úlohu prevzal a dokedy ju má dokončiť. Podľa nej už dokážete posúdiť, ktoré vlastnosti zápisu sú podstatné.
Overte si aj to, kto o voľbe rozhoduje. Ak potrebujete súhlas nadriadeného alebo dohodu viacerých ľudí, zahrňte ich do postupu. Ďalšie hľadanie vzorov nemusí vyriešiť situáciu, v ktorej chýba rozhodnutie o tom, kto môže zmenu schváliť.
Oddeľte podstatné otázky od ďalších zaujímavostí
Spíšte si, čo ešte neviete. Pri každej položke skúste doplniť: „Ak zistím toto, vyberiem inak alebo zmením ďalší krok.“ Ak takú súvislosť zatiaľ nevidíte, overte, či údaj potrebujete pre aktuálne rozhodnutie, alebo sa týka až možného budúceho rozšírenia.
Pri triedení vám môžu pomôcť tieto rozdiely:
| Čo zostáva nejasné | Ako s tým naložiť |
|---|---|
| Či riešenie spĺňa podmienku, bez ktorej sa nedá použiť. | Overte ju pred výberom. Pri spoločnom zápise napríklad to, či k nemu budú mať účastníci prístup. |
| Údaj, ktorý môže zmeniť poradie vhodných možností. | Zistite ho cielene. Napríklad či sa dá zápis dopĺňať už počas porady. |
| Vlastnosť, ktorú možno využijete pri inom type úlohy. | Poznačte si ju na neskôr a posúďte, či patrí do terajšieho zadania. |
| Detail, pri ktorom sú viaceré riešenia rovnako použiteľné. | Môžete vybrať podľa preferencie a podľa potreby ho neskôr upraviť. |
Rovnaký údaj môže mať pri rôznych rozhodnutiach odlišnú váhu. Vzhľad poznámok môže byť pri internom skúšaní druhoradý, pri odovzdávaní materiálu podľa záväznej šablóny už patrí k požiadavkám. Preto si význam podkladu overujte vo vzťahu ku konkrétnej úlohe.
Určite si podmienku ukončenia prípravy
Pri otvorenom zadaní môžete nachádzať ďalšie možnosti veľmi dlho. Skúste si preto vopred dohodnúť alebo zapísať, kedy prejdete od zbierania podkladov k výberu. Podmienka má vychádzať z toho, čo potrebujete vedieť na zodpovedné rozhodnutie.
Pri bežnej voľbe si môžete pripraviť tento krátky postup:
- Vymenujte nevyhnutné podmienky. Zápis musí obsahovať úlohu, zodpovednú osobu a termín a musí byť dostupný účastníkom.
- Vyberte otázky, ktoré ešte rozhodujú. Napríklad kto bude zápis dopĺňať a či je navrhnutý spôsob pre tím použiteľný.
- Určite, kde odpoveď získate. Namiesto všeobecného hľadania ďalších názorov oslovte človeka, ktorý bude zápis viesť, a ukážte mu návrh.
- Pomenujte okamih výberu. Keď sú podstatné otázky zodpovedané a máte použiteľný variant, vyberiete ho na dohodnuté vyskúšanie.
Môžete si určiť aj čas na prípravu. Jeho uplynutie však berte ako chvíľu na kontrolu stavu: máte potrebné odpovede, alebo zostala zásadná nejasnosť? Ak podstatný údaj chýba, pomenujte ho a zistite, ako ho získať. Samotný termín nie je dôkazom, že sú podklady dostatočné.
Keď medzi vhodnými možnosťami zostávajú len malé rozdiely, zvoľte kritérium, ktoré súvisí s použitím. Môže to byť jednoduchosť údržby, zrozumiteľnosť pre konkrétnych ľudí alebo čas potrebný na zavedenie. Výber si potom viete vysvetliť konkrétnym dôvodom.
Využite dôkladnosť pri malom vyskúšaní
Modelová situácia: Máte navrhnúť zápis z tímovej porady. Našli ste viacero šablón a postupne pridávate ďalšie stĺpce, lebo by sa raz mohli zísť. Zatiaľ ste však neoverili, či kolegovia z návrhu ľahko zistia svoje úlohy.
Vrátite sa k účelu zápisu a pripravíte jednoduchú ukážku s úlohou, zodpovednou osobou a termínom. Overíte, že ju účastníci môžu používať, a dohodnete, kto ju bude dopĺňať. Ak je takýto pokus vo vašich kompetenciách alebo ho schváli zodpovedný človek, vyskúšate ju na najbližších dvoch poradách.
Svoju dôkladnosť teraz využijete pri kontrole konkrétneho výsledku. Je pri každej dohodnutej úlohe jasné, kto ju prevzal? Rozumie tento človek zadaniu? Vie, kde nájde termín? Takto získate podklady o používaní vlastného návrhu v konkrétnej situácii.
Ak zistíte, že niektoré úlohy zostávajú bez zodpovednej osoby, preskúmajte príčinu. Možno treba upraviť zápis, ale možno sa na porade vôbec nedohodlo, kto úlohu preberá. Ďalšia šablóna sama túto chýbajúcu dohodu nenahradí.
Pomenujte neistotu, ktorá zostala aj po overení
Môže sa stať, že podstatné údaje už máte, no rozhodnutie je vám stále nepríjemné. Skúste si pomenovať, čoho sa obávate: že niečo prehliadnete, že s vami kolega nebude súhlasiť alebo že zvolený variant nebude fungovať podľa predstáv.
Podľa odpovede vyberte ďalší krok. Pri konkrétnom podozrení na chybu overte príslušný údaj. Ak potrebujete dohodu s kolegom, prejdite s ním spornú časť. Ak zostáva neistota o praktickom fungovaní a voľbu možno upraviť, dohodnite spôsob vyskúšania a následnej zmeny.
Všímajte si aj to, či si opakovane pýtate názor na tú istú vec bez novej otázky. Pred ďalším rozhovorom skúste doplniť vetu: „Od tohto človeka potrebujem zistiť…“ Keď ju neviete dokončiť, môžete sa najprv vrátiť k už získaným odpovediam a k podmienke, ktorú ste si určili pre výber.
Ak sa ukáže, že rozhodnutie má väčšie následky, než ste predpokladali, rozšírte overovanie. Úprava plánu podľa novej podstatnej informácie je zrozumiteľný dôvod pokračovať v príprave.
Po rozhodnutí skontrolujte výsledok aj prípravu
Po výbere si ponechajte stručný záznam: čo ste zvolili, podľa ktorých podkladov a kedy výsledok skontrolujete. Pri malej skúške tým získate konkrétny bod návratu. Novú informáciu potom môžete posúdiť podľa toho, či mení niektorý z dôvodov pôvodného rozhodnutia.
Pri dohodnutej kontrole sa pozrite na výsledok aj na priebeh prípravy. Ktoré overenie odhalilo podstatnú vec? Ktoré podklady už len opakovali to, čo ste vedeli? Čo by ste nabudúce potrebovali zistiť skôr? Jeden pokus vám môže dať užitočnú skúsenosť, z ktorej postupne upravíte spôsob rozhodovania.
Ak sa riešenie neosvedčilo, pomenujte konkrétnu príčinu a potrebnú zmenu. Mohol chýbať dôležitý údaj, nesplnila sa dohoda alebo sa zmenili podmienky. Podľa toho môžete doplniť overenie, upraviť postup alebo zvoliť inú možnosť.
Pri najbližšom rozhodnutí si pred otvorením ďalšieho zdroja napíšte jednu otázku, na ktorú hľadáte odpoveď. Hneď vedľa doplňte, ako odpoveď využijete. Dôkladnosť tak dostane konkrétnu úlohu a vy budete mať jasnejší dôvod pokračovať v hľadaní alebo prejsť k výberu.
