Máte v tíme svoju časť práce a chcete ukázať, že ju zvládnete sami. Lenže niečo sa zasekne, termín sa približuje a ostatní zatiaľ netušia, že na vašu časť čakajú. V tejto chvíli už otázka nie je iba o samostatnosti. Ak od vašej úlohy závisí ďalšia práca, mlčanie môže začať brzdiť celý tím.
Požiadať o pomoc pritom neznamená okamžite presunúť svoju zodpovednosť na niekoho iného. Užitočná tímová zručnosť spočíva v tom, že viete rozpoznať správny moment, jasne pomenovať problém a požiadať presne o takú pomoc, ktorá umožní pokračovať.
Samostatnosť neznamená čakať až do poslednej chvíle
Pri novej úlohe je prirodzené najprv skúsiť vlastné riešenie. Tím však nefunguje ako súbor ľudí, ktorí sa za každú cenu snažia dokázať, že nikoho nepotrebujú.
Rozdiel je medzi primeraným samostatným pokusom a situáciou, keď už iba odkladáte priznanie, že neviete pokračovať. Pomôcť môžu tri otázky:
- Viem, čo je ďalší konkrétny krok? Ak nie, problém môže byť v nejasnom zadaní.
- Posunul som sa za posledný pracovný blok? Ak iba opakujete rovnaké pokusy, ďalší čas nemusí priniesť nič nové.
- Čaká na môj výsledok niekto ďalší? Ak áno, cena oneskorenia rastie.
Najprv si ujasnite akú pomoc vlastne potrebujete
Veta „Neviem si rady“ je síce úprimná, ale druhému človeku necháva celú prácu s hľadaním problému. Oveľa účinnejšia je prosba, ktorá ukáže, kde presne ste sa zasekli.
Pomoc môže mať viac podôb:
| Čo potrebujete | Príklad prosby |
|---|---|
| Spresniť zadanie | Potrebujem potvrdiť, ktorú z týchto dvoch verzií máme použiť |
| Skontrolovať smer | Mám prvý návrh, môžete mi povedať, či idem správnym smerom |
| Odbornú radu | Neviem vyriešiť tento konkrétny krok, viete mi ukázať postup |
| Rozdeliť záťaž | Túto časť nestihnem v dohodnutom čase, potrebujeme upraviť rozdelenie |
| Rozhodnutie tímu | Máme dve možnosti a každá ovplyvní ostatných, potrebujeme sa dohodnúť |
Čím presnejšie viete pomenovať potrebu, tým menšia je šanca, že kolega prevezme celú úlohu namiesto toho, aby vám pomohol odstrániť konkrétnu prekážku.
Ukážte čo ste už skúsili
Dobrá prosba o pomoc obsahuje aj stručnú informáciu o tom, čo ste už urobili. Nie preto, aby ste dokazovali svoju hodnotu, ale aby druhý človek nezačínal od nuly.
Namiesto „Ako sa to robí?“ môžete povedať: „Skontroloval som zadanie a skúsil dve možnosti. Pri oboch sa dostanem k rovnakému problému. Potrebujem si overiť, či mi nechýba jeden krok.“
Takáto formulácia ukazuje tri veci: problém ste sa pokúsili riešiť, viete ho lokalizovať a stále za svoju časť práce preberáte zodpovednosť.
Pýtajte sa podľa ceny ďalšieho čakania
Niektoré otázky môžu počkať. Iné začnú veľmi rýchlo ovplyvňovať termín celého tímu. Preto nie je správny moment na pomoc vždy rovnaký.
Čakať dlhšie môže dávať zmysel, keď:
- ide o detail, ktorý neblokuje ďalších,
- máte ešte viac rozumných možností, ktoré môžete samostatne vyskúšať,
- chybu možno ľahko opraviť neskôr.
Naopak, ozvať sa skôr je vhodné, keď je termín blízko, od vášho výsledku závisí práca iných, rozhodnutie sa neskôr ťažko mení alebo chyba môže priniesť výrazne viac práce.
Pri časovom tlaku oznámte problém spolu s možnosťami
Ak termín horí, tím potrebuje vedieť nielen to, že je problém, ale aj čo sa s ním dá urobiť. Namiesto poslednej chvíle skúste oznámiť situáciu v momente, keď ešte existuje viac než jedna možnosť.
Praktická správa môže mať štyri časti:
- Stav: čo je hotové a čo nie.
- Prekážka: čo vám bráni dokončiť úlohu.
- Dopad: čo sa stane, ak sa nič nezmení.
- Návrh: aké riešenia vidíte.
Napríklad: „Podklady mám spracované, ale chýbajú mi dve čísla od dodávateľa. Ak ich dnes nedostaneme, graf nebude hotový na rannú prezentáciu. Môžeme použiť posledné potvrdené údaje alebo graf presunúť do prílohy.“
Takáto komunikácia dáva tímu priestor rozhodnúť sa, namiesto toho, aby sa o probléme dozvedel až v okamihu zlyhania.
Keď pomoc potrebujete opakovane skúmajte príčinu
Ak sa pri podobnej úlohe zaseknete zakaždým na rovnakom mieste, ďalšia jednorazová rada nemusí stačiť. Potrebujete zistiť, či vám chýba zručnosť, informácia, nástroj alebo jasnejšie zadanie.
Po vyriešení úlohy sa preto oplatí spýtať:
- Čo mi tentoraz chýbalo?
- Viem si to pripraviť dopredu nabudúce?
- Potrebujem krátke vysvetlenie alebo systematickejšie zaučenie?
- Je problém v mojej práci alebo v tom, že tím nemá jasný proces?
Cieľom nie je prestať sa pýtať. Cieľom je, aby sa opakovaná otázka postupne menila na naučený postup.
Ak pomoc potrebuje niekto iný nepreberajte automaticky jeho prácu
Tímová spolupráca funguje aj opačne. Keď vidíte, že kolega nestíha, najrýchlejšie riešenie môže byť dokončiť úlohu zaňho. Niekedy je to pri krízovom termíne potrebné, ale nemalo by sa to stať automatickou reakciou.
Najprv skúste zistiť, čo ho brzdí. Môže potrebovať informáciu, krátke vysvetlenie, zmenu priority alebo reálne presunutie časti práce.
Pomáha otázka: „Čo potrebuješ, aby si sa pohol ďalej?“ Je konkrétnejšia než všeobecné „Mám ti pomôcť?“ a zároveň nepredpokladá, že riešením musí byť prevzatie celej úlohy.
Preorganizovanie úloh nie je automaticky zlyhanie
Ak sa ukáže, že pôvodné rozdelenie práce nefunguje, tím môže mať tendenciu držať sa ho len preto, že sa na ňom už dohodol. To však môže zhoršovať výsledok.
Preorganizovanie dáva zmysel najmä vtedy, keď:
- niekto má nečakane viac práce, než bolo zrejmé na začiatku,
- úloha vyžaduje zručnosť, ktorú má iný člen tímu výrazne lepšie zvládnutú,
- jedna časť projektu blokuje všetky ostatné,
- zmena rozdelenia zníži riziko, že termín nebude splnený.
Dôležité je, aby sa presun práce pomenoval otvorene. Inak môže tím síce úlohu dokončiť, ale zároveň vytvoriť nevyslovené očakávanie, že niekto bude pravidelne zachraňovať ostatných.
Požiadať o pomoc môže byť aj forma budovania dôvery
Vzťahy v tíme sa nevytvárajú iba spoločenskými aktivitami. Budujú sa aj pri práci, keď členovia vedia, čo od seba môžu očakávať.
Primeraná prosba o pomoc môže ukázať, že druhému dôverujete natoľko, aby ste priznali hranicu vlastných vedomostí. Zároveň však musí byť obojstranne férová. Ak jeden človek stále žiada pomoc a druhý ju stále poskytuje bez jasného rozdelenia zodpovednosti, vzťah sa môže postupne zmeniť na závislosť.
Pri rozdielnom názore nemusíte žiadať o pomoc ale o kontrolu
Niekedy nejde o to, že neviete pokračovať. Dvaja členovia tímu iba vidia riešenie úplne inak. Vtedy nie je potrebné, aby jeden z nich „pomohol“ druhému. Užitočnejšie je dohodnúť spôsob, ako návrhy porovnať.
Môžete si určiť kritériá, napríklad čas, kvalitu výsledku, náklady alebo riziko. Ak sa stále nezhodnete, skúste malý test alebo požiadajte tretieho človeka o kontrolu konkrétneho bodu.
Tak sa spor neposúva k otázke, kto je schopnejší, ale k otázke, ktoré riešenie lepšie spĺňa potreby tímu.
Po neúspechu skúmajte aj to kedy sa problém stal viditeľným
Keď tím niečo nestihne, ľahko sa hľadá človek, ktorý „to pokazil“. Užitočnejšia otázka však znie, kedy bolo prvýkrát zrejmé, že úloha je v riziku a čo sa vtedy udialo.
Možno niekto problém videl, ale nechcel vyzerať neschopne. Možno ostatní predpokladali, že sa všetko stíha. Alebo tím nemal dohodnutý spôsob, ako včas oznamovať prekážky.
Takáto reflexia môže viesť k jednoduchému pravidlu pre ďalší projekt: ak niekto nevie pokračovať určitý čas, ak sa zmení termín alebo ak jeho úloha blokuje ďalších, oznámi to tímu ešte pred kontrolným bodom.
Jednoduchý postup keď sa v tímovej úlohe zaseknete
Keď neviete, či ešte skúšať sami alebo sa už ozvať, môžete použiť tento rámec:
- Pomenujte prekážku: nejasné zadanie, chýbajúca informácia, zručnosť, čas alebo kapacita.
- Urobte primeraný vlastný pokus: nie však sériu rovnakých neúspešných pokusov.
- Skontrolujte dopad na tím: čaká na vás niekto ďalší alebo rastie riziko termínu?
- Povedzte čo ste už skúsili: druhý človek tak môže nadviazať tam, kde ste skončili.
- Požiadajte konkrétne: o radu, kontrolu, rozhodnutie alebo zmenu rozdelenia práce.
- Po vyriešení si odneste postup: aby rovnaká situácia nabudúce vyžadovala menej pomoci.
Dobrá tímová práca nevzniká tým, že každý všetko zvládne sám. Vzniká aj tým, že členovia tímu vedia včas ukázať, kde potrebujú podporu, bez prenášania celej zodpovednosti na ostatných. Práve včasná a konkrétna prosba často rozhoduje o tom, či sa malá prekážka vyrieši za pár minút alebo sa z nej stane problém celého projektu.
