Na začiatku spoločného projektu sa úlohy často rozdelia takmer samy. Ten, kto vie rýchlo vymyslieť riešenie, dostane na starosť nápady. Pokojný človek má udržiavať dobrú atmosféru, dôsledný kolega kontrolovať detaily a ten najaktívnejší všetko organizovať. Spočiatku to vyzerá rozumne. Problém nastáva, keď sa z jednorazového rozdelenia stane nepísané pravidlo.
Možno vám určitý druh práce naozaj ide. To však neznamená, že ho chcete robiť zakaždým, máte naň vždy kapacitu alebo sa nemôžete naučiť niečo iné. Silná stránka má byť možnosťou, nie povinnou rolou. Pri osobnom rozvoji preto nestačí vedieť, v čom ste dobrí. Užitočné je vedieť aj to, kedy túto schopnosť ponúknuť, kedy ju doplniť inou a ako sa dohodnúť s ostatnými.
Rozlišujte schopnosť, obľúbenú činnosť a dostupnú kapacitu
Pri výbere úlohy pomáha oddeliť tri otázky. Čo dokážete? Odpoveď ukazuje vaše doterajšie skúsenosti. Čo vás zaujíma? To napovedá, kam sa chcete posunúť. Čo teraz zvládnete? Tu rozhoduje čas, energia a ostatné záväzky. Rovnaká osoba môže na tieto otázky odpovedať tromi rôznymi spôsobmi.
Najprv si ujasnite, čo tím v danej chvíli potrebuje
Tím nemusí potrebovať rovnaký prístup pri začatí projektu a tesne pred odovzdaním výsledku. Na začiatku môže byť užitočné otvárať možnosti, neskôr zúžiť výber a napokon dôsledne dokončovať. Namiesto otázky „Kto je náš kreatívec?“ sa preto skúste opýtať: Aký konkrétny problém potrebujeme vyriešiť teraz?
Nasledujúce príklady nie sú typológiou ľudí. Ukazujú, aký druh príspevku môže byť užitočný v rôznych fázach jednej spoločnej práce.
| Situácia v tíme | Čo môže pomôcť | Na čo si dať pozor |
|---|---|---|
| Nie je jasné, kam sa vydať | Ujasniť cieľ, obmedzenia a kritériá úspechu | Neplánovať detaily skôr než sa zhodnete na zadaní |
| Chýbajú vhodné možnosti | Navrhnúť viac odlišných riešení | Nezbierať nápady donekonečna |
| Všetci diskutujú, nič sa nehýbe | Určiť zodpovedného človeka a prvý vykonateľný krok | Nezameniť rýchlosť za premyslené rozhodnutie |
| Ľudia si prestávajú rozumieť | Objasniť stanoviská a rozdeliť otvorené otázky | Nenechať jedného človeka niesť všetko napätie |
| Výsledok je takmer hotový | Skontrolovať chyby a splnenie požiadaviek | Neotvárať bezdôvodne celý projekt odznova |
Tri otázky predtým, než prijmete ďalšiu úlohu
Keď vám niekto navrhne rolu, nemusíte ju hneď prijať ani odmietnuť. V krátkom rozhovore si overte, čo sa od vás vlastne očakáva. Názvy ako koordinátor, tvorivá podpora alebo človek na komunikáciu môžu v rôznych tímoch znamenať veľmi odlišné množstvo práce.
- Aký výsledok mám odovzdať? Dajte prednosť konkrétnemu výstupu pred neurčitým „postráž atmosféru“ alebo „vymysli niečo dobré“.
- Koľko rozhodnutí a času bude rola vyžadovať? Zistite, či budete iba navrhovať, alebo aj schvaľovať, organizovať a niesť zodpovednosť za termín.
- Čo sa stane, ak sa ukáže, že rozdelenie nefunguje? Dohodnite si možnosť úpravy ešte predtým, než vzniknú očakávania, ktoré sa ťažko menia.
Ak je úloha náročná, ale chcete sa ju naučiť, ponúknite jej bezpečne ohraničenú časť. Napríklad namiesto vedenia celého stretnutia môžete pripraviť program a moderovať prvých pätnásť minút. Namiesto zodpovednosti za všetku komunikáciu môžete spracovať jednu správu a požiadať o spätnú väzbu.
Keď sa z vašej silnej stránky stane automatická povinnosť
Možno ste dobrí v prepájaní ľudí. Po čase sa však od vás očakáva, že budete riešiť každé nedorozumenie, pripomínať všetky termíny a udržiavať kontakt s každým členom skupiny. Prípadne ste dôslední, a preto na vás pravidelne zostane opravovanie cudzích chýb. Vaša schopnosť je užitočná, no rozdelenie záťaže nemusí byť spravodlivé.
Najprv pomenujte, ktorá časť úlohy sa na vás opakovane presúva. Nehovorte len, že toho máte priveľa. Rozlíšte prípravu, rozhodovanie, samotné vykonanie a následnú kontrolu. Potom môžete navrhnúť zmenu, s ktorou sa dá pracovať.
Pomôcť môžu jednoduché formulácie: „Rád pripravím návrh, ale tentoraz potrebujem, aby schválenie a komunikáciu s ostatnými prevzal niekto iný.“ Alebo: „Na začiatku viem skontrolovať riziká. Celé dokončenie však už nemám priestor koordinovať.“ Takéto vyjadrenie nepopiera vašu schopnosť. Spresňuje rozsah záväzku.
Každá prednosť má situácie, v ktorých potrebuje doplnenie
Silné stránky nefungujú nezávisle od okolností. Dôkladnosť môže ochrániť výsledok pred chybou, ale pri drobnom rozhodnutí ho aj zbytočne spomaliť. Schopnosť rýchlo konať pomáha pri termínoch, no bez kontroly môže viesť k opravovaniu už hotovej práce. Cieľom nie je potlačiť to, čo vám ide. Cieľom je spoznať, kedy vaša obvyklá stratégia už nestačí.
- Ak radi plánujete: stanovte si, pri ktorom rozhodnutí už budete mať dosť podkladov na postup. Plán má umožniť činnosť, nie ju nahradiť.
- Ak prichádzate s nápadmi: zvoľte s tímom spôsob výberu. Nápad nie je užitočný len preto, že je originálny.
- Ak rýchlo realizujete: vyhraďte si chvíľu na kontrolu zadania a zodpovednosti. Nie všetko, čo sa dá začať, sa oplatí začať hneď.
- Ak prirodzene spájate ľudí: rozlišujte podporu rozhovoru od zodpovednosti za pocity každého účastníka.
- Ak dôsledne preverujete detaily: označte chyby podľa závažnosti. Kozmetická úprava nemusí mať rovnakú prioritu ako vecná nepresnosť.
- Ak udržiavate pokoj: všímajte si, či sa za snahou o súlad nestráca dôležitý nesúhlas, ktorý treba pomenovať.
Modelový príklad výmeny rolí pri spoločnom podujatí
Predstavme si modelovú situáciu: štvorica známych pripravuje susedský workshop. Lucia má skúsenosti s organizáciou, preto automaticky zostaví program, osloví účastníkov, pripraví pomôcky a rieši pripomienky. Martin prichádza s nápadmi na aktivity, Petra kontroluje rozpočet a Andrej zabezpečuje priestor. Po dvoch stretnutiach Lucia zisťuje, že okrem vlastnej časti nesie aj všetky drobné otázky ostatných.
Namiesto vyhlásenia, že už nič organizovať nebude, navrhne nové rozdelenie. Program dokončí do piatka, komunikáciu s účastníkmi preberie Andrej, pomôcky zabezpečia spoločne Martin s Petrou. Lucia si vyskúša vedenie jednej tvorivej aktivity, ktoré ju zaujíma, hoci ho zatiaľ nerobila.
Skúste inú rolu najprv v malom rozsahu
Zmena nemusí znamenať, že sa každý člen tímu naučí robiť všetko. Rozumnejším začiatkom môže byť krátka výmena jednej časti práce, pri ktorej sú hranice aj kontrola jasné. Tím tým nestráca prehľad o zodpovednosti a vy máte priestor vyskúšať nový spôsob prispievania.
Môžete postupovať nasledovne:
- Vyberte si jednu úlohu, ktorú zvyčajne robí niekto iný a ktorá vás zaujíma.
- Dohodnite konkrétny výsledok, rozsah a termín, napríklad návrh troch otázok na diskusiu.
- Určte človeka, ktorý vám poskytne krátku spätnú väzbu, nie však niekoho, kto úlohu potichu urobí za vás.
- Po dokončení si povedzte, čo fungovalo, kde ste potrebovali pomoc a či chcete na skúsenosť nadviazať.
Neviditeľnú prácu zahrňte do rozdelenia úloh
Nie všetka tímová práca sa objaví v zozname hotových výstupov. Niekto priebežne vysvetľuje nedorozumenia, pripomína rozhodnutia, sleduje, kto nedostal priestor, alebo dohľadáva chýbajúce odpovede. Ak túto prácu robí stále ten istý človek, jeho prínos môže zostať nepomenovaný, hoci mu zaberá čas.
Pri najbližšom rozdelení úloh skúste pridať aj organizačnú a komunikačnú starostlivosť: kto zapíše dohodu, kto rozpošle informácie, kto vyžiada potvrdenia a kto v prípade sporu zvolá rozhovor. Tieto úlohy sa nemusia automaticky pripísať človeku, ktorý je najvšímavejší alebo najústretovejší.
Pri striedaní rolí sledujte výsledok aj cenu pre človeka
Novú skúsenosť nehodnoťte iba podľa toho, či bola príjemná. Niektoré užitočné činnosti sú spočiatku neisté, pretože sa ich ešte učíte. Naopak, úloha, ktorá vám ide ľahko, môže dlhodobo zaberať priveľa energie. Po krátkom pokuse si preto položte tri odlišné otázky: Vznikol potrebný výsledok? Čo som sa naučil? Akú kapacitu si táto rola vyžiadala?
Spätnú väzbu si pýtajte ku konkrétnemu správaniu. Otázka „Čo pomohlo tomu, aby sme sa rozhodli?“ prináša iný typ odpovede než „Som dobrý líder?“. Podobne „Kde som stratil prehľad?“ môže odhaliť opraviteľný problém bez hodnotenia celej osobnosti.
Kedy rolu radšej nepresúvať
Striedanie rolí nie je cieľ samo osebe. Pri úlohách, kde chyba môže vážne ohroziť bezpečnosť, právne povinnosti alebo financie, treba rešpektovať potrebnú kvalifikáciu, kontrolu a jasnú zodpovednosť. Priestor na učenie možno vytvoriť napríklad pozorovaním, prípravou podkladov alebo prácou pod dohľadom, nie neohláseným prevzatím rozhodovania.
Rovnako rešpektujte človeka, ktorý určitú činnosť jednoducho nechce robiť. Osobný rozvoj neznamená povinnosť vyskúšať každú úlohu. Dôležité je, aby sa voľba zakladala na dohode a možnostiach, nie na automatickej nálepke.
Jedna dohoda, ktorú môžete urobiť už na ďalšom stretnutí
Pri najbližšej spoločnej práci si pred rozdelením úloh vyhraďte niekoľko minút na tri body: čo je teraz najdôležitejšie, kto má potrebné skúsenosti a kto by sa chcel naučiť niečo nové. Pri každej úlohe pomenujte výsledok, zodpovedného človeka a čas, keď rozdelenie znova skontrolujete.
Ak už svoju rolu máte, skúste si pred ďalším automatickým „áno“ položiť otázku: Prijímam túto úlohu preto, že je to teraz vhodné, alebo len preto, že ju odo mňa všetci očakávajú? Odpoveď vám môže ukázať, kde chcete svoju silnú stránku využiť a kde potrebujete vytvoriť miesto pre inú skúsenosť.
