Keď sa všetky pracovné termíny nedajú stihnúť

Problém kapacity riešte skôr než pred termínom

Máte tri dôležité úlohy a čas iba na dve. Z nervozity môžete sľúbiť, že všetko nejako zvládnete. Takýto sľub však nezvýši dostupný čas a môže zvýšiť tlak aj riziko chýb.

Najskôr si spíšte zostávajúcu prácu a realistický odhad kapacity. Potom rozlíšte nevyhnutný rozsah, možné zjednodušenie a časovú závislosť na ďalších ľuďoch. Čím skôr oznámite konflikt, tým viac možností môže mať tím na dohodu.

Užitočná veta znie: „Pri súčasnom rozsahu neviem bezpečne dokončiť všetky tri úlohy do piatku. Dokážem dokončiť A a B. Potrebujem rozhodnúť, či posunieme C, zmenšíme jej rozsah alebo zabezpečíme pomoc.“ Nie je to výhovorka, ale informácia na rozhodnutie.

Niektoré termíny sú pevné a ich zmena nemusí byť možná. Aj vtedy má zmysel včas povedať, čo je ohrozené a aké sú alternatívy. Ak sú pracovné požiadavky dlhodobo nereálne, jednotlivé techniky organizácie času nemôžu nahradiť systémovú zmenu.

Ak na vás niekto tlačí, aby ste potvrdili nereálny termín, zopakujte konkrétny odhad a možnosti. Pokojná pevnosť je užitočnejšia než ďalšie neurčité sľuby.

Skúška do praxe: Vyberte jednu náročnú pracovnú situáciu. Urobte stručný prehľad úloh, kapacity a rizika. Pripravte dve konkrétne možnosti dohody, ktoré môžete predložiť zodpovednej osobe.