Ako zvoliť kanál a napísať užitočnú správu

Správa má fungovať aj bez vášho dopovedania

Pošlete do skupiny správu: „Prosím, pozrite ten návrh čo najskôr.“ Nie je jasné, kto má reagovať, ktorú verziu otvoriť ani či žiadate kontrolu faktov alebo schválenie. Každý môže predpokladať, že odpovie niekto iný. Správa potrebuje účel, konkrétny predmet a pomenovaný ďalší krok.

Presnejší variant znie: „Jana, prosím skontroluj ceny vo verzii ponuky označenej dátumom dneška a do utorka do obeda potvrď správnosť alebo označ rozdiely. Podľa kontroly ju odošlem zákazníkovi.“ Termín má zodpovedať skutočnej potrebe a dohode o práci. Uvedenie mena a dátumu samo neoprávňuje prideliť niekomu ľubovoľnú úlohu.

Kanál vyberajte podľa toho, čo treba vyriešiť. Písomná správa poskytne podklady a záznam. Hovor môže pomôcť, keď sa potrebujete priebežne dopytovať alebo riešite viac prepojených nejasností. Zohľadnite dostupnosť, súkromie a spôsob komunikácie, ktorý účastníkom vyhovuje. Pri naliehavej veci použite dohodnutý spôsob kontaktu; nepredpokladajte, že odoslaný e-mail bol ihneď prečítaný.

Po hovore stručne potvrďte rozhodnutie a otvorené body. Oddeľte informáciu od úlohy a pridávajte príjemcov podľa ich úlohy. Dlhý zoznam ľudí v kópii nenahrádza určenie zodpovednosti. Ak sa význam správy nepochopil, doplňte chýbajúci kontext. Samotné zopakovanie „veď som to poslal“ ešte neukazuje, že bola správa zrozumiteľná a prijatá.